Näin teet sidosryhmillesi sähköpostijoulukortit onnistuneesti itse: Muistilista

Kattilat on kohta täynnä puuroo, tonttujoukot hiipivät varovasti varpahillaan ja pienet tiu’ut helkkää, hoi, sillä joulu on jo aivan ovella.

Moni meistä yrityksistä haluaa näin joulun alla muistaa niin asiakkaitaan, yhteistyökumppaneitaan kuin työntekijöitäänkin jouluisilla tervehdyksillä. Sidosryhmiä halutaan ilahduttaa kiittämällä kuluneesta vuodesta ja toivottamalla onnea tulevaan, ja joulukorttien lähettämisestä on muodostunut useille jo tapa.

Perinteisten postitse lähetettävien joulukorttien lähettäminen voi kuitenkin olla työlästä, hidasta ja hankalaa - vastaanottajien osoitteita puuttuu, joulukortteja ei muisteta tilata ajoissa, kortteja kiikutetaan viime tingassa postiin tai kukaan yrityksessä ei ehdi ottamaan projektia vastuulleen, vaikka halua korttien lähettämiseen olisikin.

Meillä on ratkaisu: mitä jos lähettäisitkin joulutervehdykset tänä vuonna helposti sähköisesti?

Sähköinen joulukortti vie tervehdyksesi perille nopeasti

Sähköpostitse lähetettävä joulukortti on paitsi moderni tapa välittää viesti myös ekologinen vaihtoehto pahviselle kortille. Sähköisestä joulukortista voi helposti tehdä ulkoisesti näyttävämmän ja sisällöltään monipuolisemman, ja hinnaltaankin se on edullisempi kuin perinteinen postikortti kuorineen ja lähetyskustannuksineen. Kortin perillemenoaika on sähköisellä joulukortilla huomattavasti nopeampi kuin posteljoonin kuljettamalla, joten kortti voidaan laittaa sähköisesti matkaan huomattavasti myöhemmin. Sähköisestä järjestelmästä, jolla kortit lähetetään, näet myös esimerkiksi tervehdyksesi avanneet, ja jos haluat, voivat kortin vastaanottajat halutessaan myös vastata sähköiseen korttiisi ja lähettää omat tervehdyksensä yrityksellesi, jolloin saat aikaan vuorovaikutusta pelkän yksisuuntaisen viestinnän sijaan. Joko vakuutuit?

Kun ryhdyt miettimään sähköisen joulukortin lähettämistä, on prosessi hieman erilainen kuin perinteisiä joulukortteja lähetettäessä. Mitä kaikkea pitäisikään muistaa?

Koska joulunaika on monilla kiireistä, laadimme avuksesi seuraavan muistilistan, joten rentoudu, ota höyryävä glögimuki käteen ja lähde rauhassa suunnittelemaan joulunajan tervehdyksiä listan avulla! Löydät jokaisen otsikon alta aina muutaman muistettavan asian, ja löydät koko muistilistan aivan blogikirjoituksen lopusta. Voit ruksia muistilistan kohtia sitä mukaa, kun olet saanut asian hoidettua.

Sähköinen joulukortti: Muistilista

I Aloita joulukorttien suunnitteluprosessi ajoissa

Harva pitää tiukkojen aikarajoitusten alla toimimisesta, eikä jäljestäkään tule hyvää, jos kortti piti käytännössä lähettää jo eilen. Sähköisten joulukorttien etu on kuitenkin niiden lähettämisen nopeus kortin ollessa perillä vastaanottajan sähköpostissa yleensä vain sekunteja lähettämisen jälkeen, joten tarvittaessa kortin suunnittelun aikajänne ideasta vastaanottajalle voi olla hyvinkin lyhyt. Paras tulos kuitenkin saavutettaneen kohtuullisella suunnitteluajan pituudella, mikä se itse kullekin sitten on, jotta kortista tulee juuri sellainen kuin halutaan ja kaikki tarvittavat asiat ehditään tehdä turhaa kiirettä välttäen. Niin korttien saamisen kuin lähettämisenkin tulisi olla iloa tuottava asia, joten aloitetaan se suunnittelu tänä vuonna tarpeeksi ajoissa eli mahdollisimman pian, eikös juu?

▢ Päätä joulukorttien lähetyspäivä

▢ Aloita korttien suunnitteluprosessi tarpeeksi ajoissa lähetysajankohtaan nähden

II Joulutervehdyksen tavoite

On tärkeää miettiä, mitä kortin lähettämisellä halutaan saavuttaa. Onko tarkoitus vain muistaa vastaanottajia tervehdyksellä ja samalla kenties muistuttaa yrityksenne olemassaolosta, vai halutaanko heitä myös esimerkiksi aktivoida tekemään jotain tai informoida jostain, mitä yrityksessänne on viime aikoina tapahtunut tai mikä tuotteessanne on muuttunut?

Yhteen viestiin ei kannata laittaa liikaa eri asioita, ja joulukortin tavoitteena voi hyvin olla vain hyvän mielen tuottaminen sen saajalle, jos se tehdään yritykselle ja sen brändille ominaisella tavalla, sillä mitä ikinä joulutervehdyksessä sitten halutaankaan kertoa, on tavoitteena varmasti se, että haluttu viesti ei unohdu aivan seuraavalla sekunnilla.

▢ Mieti yrityksenne tavoite joulutervehdysten lähettämiselle

III Joulukortin teksti

“Hyvää joulua ja onnellista uutta vuotta” on varmasti se perinteistäkin perinteisempi joulukorttiteksti, muttei tekstinä kenties se mieleenpainuvin. Sekin voi kyllä toisinaan toimia, sillä sähköisessä joulukortissa pysyvämmän muistijäljen voi pyrkiä tekemään tekstin sijaan myös muilla visuaalisilla keinoilla, joista jäljempänä hieman lisää. Jos tekstin keinoin kuitenkin haluaa kertoa enemmän, kannattaa itse tekstin asiasisällön lisäksi miettiä myös sitä, miten asian ilmaisee ja uhrata muutama ajatus tekstin äänensävylle. Jos se vain yritykselle tai sen tuotteen brändille ja sen kielenkäyttöön sopii, voi se näin joulunaikaan olla esimerkiksi iloinen ja jopa hieman riehakas tai vastavuoroisesti harras ja rauhoittava. Pääpointti lienee se, että kortissa on aina jokin teksti, joten mieti, minkälaisen tekstin haluat omaan korttiisi raapustaa!

▢ Kirjoita joulukorttien teksti

IV Joulutervehdyksen kuvitus ja design

Tekstin lisäksi kortin kuvituksella ja muulla visuaalisella ilmeellä on kortin huomioarvoa nostava vaikutus, joten valitse teemaasi sopiva kuva/kuvia ja sommittele ne yhteensopivaksi kokonaisuudeksi kortin tekstin kanssa.

Kortin kuvitukseksi sopivat hyvin valokuvat, joita voit ottaa itse tai käyttää esimerkiksi kuvapankkien joko maksullisia tai ilmaisia, tekijänoikeusvapaita kuvia. Voimme itse suositella esimerkiksi Unsplash-kuvapankkia, jonka kaikki valokuvat ovat ilmaisia, kuvia on paljon monista eri kategorioista ja kuvat ovat kauniita ja hyvälaatuisia.

Valokuvia voi helposti muokata itselleen sopiviksi lukuisilla kuvankäsittelyohjelmilla, ja niissä voi valokuvan muokkauksen lisäksi lisätä valokuviin sekä tekstiä että esimerkiksi piirroskuvia tai logoja. Itse käytämme mm. Canva-kuvankäsittelyohjelmaa, joka on ilmainen ja helppo käyttää, ja Canvasta, kuten monista muistakin kuvankäsittelyohjelmista ja kuvapankeista, löytyy myös ilmaisia piirroskuvia ja mallipohjia, jos ei halua lähteä taiteilemaan niitä alusta asti itse. Joten miten on, löytyykö joulukortistasi tänä vuonna kenties kaunis joulumaisema vai kenties joulupukki tai enkeli?

Visuaaliseen ilmeeseen vaikuttavat kuvien lisäksi paljon myös käytetyt värit sekä tekstin fontti, ja joulun itseoikeutettuja värejä ovat tietysti punainen ja vihreä sekä hopea ja kulta, ja fonttina moni suosii esimerkiksi perinteisempiä, koukeroisempia kaunokirjoitusfontteja.

▢ Valitse tervehdysten värimaailma ja fontti

▢ Valitse ja tarvittaessa muokkaa joulutervehdysten kuvitus

▢ Sommittele kuvista ja tekstistä yhteensopiva kokonaisuus

V Sähköisen joulukortin multimediasisältö

Sähköinen formaatti mahdollistaa perinteisten kuvien ja tekstien lisäksi myös tukun muita keinoja tehdä kortista mielenkiintoinen. Voit lisätä korttiin esimerkiksi videon, linkin haluamallesi verkkosivulle tai napin, jota painamalla vastaanottaja voi osallistua vaikkapa johonkin kilpailuun tai ilmoittautua uudenvuodenkekkereihisi. Voit pyytää vastaanottajia myös kommentoimaan jotakin asiaa tai vastaamaan johonkin kysymykseen helposti vain pyytämällä heitä vastaamaan viestiisi, aivan kuten normaalissa sähköpostissa kuunaan. Vain mielikuvitus on kortin sisällössä rajana! Kannattaa kuitenkin muistaa, että huikean multimediaspektaakkelin sijaan hyvinkin yksinkertainen sisältö voi toimia, kunhan sisällössä on jokin kantava idea.

▢ Halutessasi tuota ja lisää joulukortteihin multimediasisältöä

VI Kenelle haluat joulutervehdyksesi lähettää?

Sähköisen joulukortin lähettäminen vaatii luonnollisesti sen, että sinulla on hallussasi kortin saajien sähköpostiosoitteet. Jos sinulla ei vielä ole kaikkien osoitteita, mieti, mistä voisit ne saada. Entä ne sähköpostiosoitteet, jotka sinulla jo on: ovatko ne kaikki jo valmiilla listoilla, jolloin korttien lähettäminen on helppoa, vai täytyykö osoitteet kerätä työntekijöiden omien sähköpostien yhteystietokansioista tai yrityksen käyttämistä lukuisista järjestelmistä, tai löytyvätkö osoitteet vain esimerkiksi käyntikorteista, jolloin ne pitää syöttää sähköisen kortin vastaanottajiksi manuaalisesti? Nopeinta tietenkin on, jos saajat löytyvät jo valmiilta listoilta, mutta jos näin ei ole, vaatii sähköpostiosoitteiden hankkiminen hieman aikaa ja vaivaa.

▢ Valitse joulutervehdyksen saajat

▢ Hanki tervehdyksen saajien sähköpostiosoitteet

VII Joulutervehdyksen lähetys

Pelkistetyn hyvän joulun toivotuksen voi toki lähettää lähes millä tahansa sähköpostiohjelmalla, mutta jos mielessäsi on yhtään edellä esiteltyjä elementtejä sisältävä luomus tai kortin vastaanottajia on enemmän kuin muutama, tarvitset jonkin hieman järeämmän järjestelmän pystyäksesi suunnittelemaan kortistasi halutunlaisen ja lähettämään sen ilman turhaa häslinkiä.

Parhaiten homma luonnistuu esimerkiksi markkinoinnin automaatiojärjestelmällämme Loyalisticilla, jolla voit helposti suunnitella ja sommitella yksinkertaisen sähköpostikortin pohjan teksteineen ja kuvineen ja johon voit lisätä myös esimerkiksi videoita ja linkkejä painikkeineen. Loyalisticista löytyy myös sisäänrakennettu asiakkuudenhallintajärjestelmä, josta löydät kontaktisi järjestäytyneenä haluamillesi markkinointilistoille, jolloin tuhansienkin joulutervehdysten lähettäminen onnistuu organisoidusti ja ilman ylimääräistä vaivaa. Voit myös ajastaa joulutervehdyksesi lähtemään silloin, kun haluat, joten voit halutessasi tehdä kortin valmiiksi jo hyvissä ajoin ennen H-hetkeä. Sen jälkeen, kun painat Lähetä-nappulaa, on sähköinen joulukorttisi perillä vastaanottajalla lähes välittömästi, joten voit valita sen hetken, jolloin vastaanottaja kortin saa, hyvinkin tarkkaan.

▢ Valitse järjestelmä, jolla haluat joulutervehdykset lähettää

▢ Lähetä joulutervehdykset

VIII Joulukorttien lähetyksen jälkiseuranta

Kuka avasi joulukorttisi ja kuka ei? Kenen sähköpostiosoite ei ollut enää voimassa? Entä kuka klikkasi kortissa olleita linkkejä, ja jos linkkejä oli useampi, mitä niistä? Kaiken tämän ja vielä enemmänkin näet esimerkiksi Loyalisticista, ja näistä tiedoista on yrityksellenne hyötyä, kun peilaatte e-joulukortille asettamianne tavoitteita toteutuneisiin tavoitteisiin ja suunnittelette tulevia markkinointi- ja myyntitoimianne. Jos ette pysty seuraamaan, miten lähettämänne joulutervehdys on otettu vastaan ja mitä vaikutuksia sillä on ollut, on tervehdyksiin käytetty investointi mennyt käytännössä hukkaan. Tavoitteiden onnistumisen arvioimiseksi ja jatkotoimien päättämiseksi on tärkeää esimerkiksi tietää, kuka on ollut sisällöstänne kiinnostunut ja mistä asioista he ovat olleet niin kollektiivisesti kuin yksilötasollakin kiinnostuneita. Nämä tiedot ovat luonnollisesti arvokkaita myös muita sähköpostimarkkinointitoimia kuin joulutervehdyksiä ajatellen.

▢ Seuraa vastaanottajien reagointia joulukortteihin

▢ Suunnittele joulukorttien lähettämisen jälkeiset jatkotoimet.

Lähetä joulutervehdyksesi siis tänä vuonna sähköisesti, ja välty postitse lähetettävien korttien kanssa säätämiseltä, tai jos et ole aiemmin lähettänyt joulukortteja ollenkaan, aloita tapa nyt suoraan helpolla e-kortilla! Jos haluat kokeilla korttien tekemistä ja lähettämistä Loyalisticilla, varaa alta aika henkilökohtaiseen demoon ja aloita Loyalisticin käyttö jo tänään:

VARAA AIKA HENKILÖKOHTAISEEN DEMOON

Iloista joulunalusaikaa!