Näin järjestät onnistuneen webinaarin ml. ilmainen koulutus

Webinaarit ovat yksi vahvimmista tavoista luoda kysyntää

Webinaarit ovat yksi vahvimmista tavoista luoda kysyntää. Lähes jokainen kasvuyritys käyttää niitä menestyksekkäästi osana asiakashankintaa. 

Asiakashankinnan lisäksi webinaareja käytetään toki muutenkin asiakkaiden ja muiden sidosryhmien, kuten kumppanien, palvelemiseen ja menestykseen saattamiseen.

Alkuaikoina uutuus viehätti. Webinaarit olivat, sanoisinko kotikutoisia ja usein melkoista teknistä räpeltämistä niin järjestäjän kuin osallistujien puolelta. 

Sitten tuli korona. Tilaisuudet ja tapaamiset oli pakko siirtää verkkoon. Pakko pakotti kummatkin oppimaan. 

Aluksi kysyntää riitti, ja tarjontaa oli niukasti. Sitten tarjonta saavutti kysynnän. Onnistumiseen on panostettava. 

Uusi normaali

Nyt koronasta siirrytään takaisin normaaliin. Paitsi että paluuta aamiaistilaisuuksiin ja sen semmoisiin ei enää näytä olevan. Yhtään kutsua en ole vielä saanut, ja ennen ei olisi tarvinnut töitä tehdä, jos olisi kaikkiin osallistunut. 

Fyysisen tilaisuuden täytyy olla, Michelin-oppaan luokituksia mukaillen, matkan arvoinen. Matka se on kaupungin sisäinenkin. Vain pieni osa tilaisuuksista on. Asiakkaillamme näyttää pätevän 80/20-sääntö. 80% tilaisuuksista jatkaa webinaareina, ja 20% panostetaan sitten oikein kunnolla tehden niistä matkan arvoisia.

Webinaareilla on saavutettu yleisöä, jota ei aikaisemmin saavutettu. Siitä ei haluta luopua. Eikä kustannustehokkuudesta. Enemmän tuloksia olennaisesti pienemmillä panoksilla on voittava yhdistelmä.

Kohtaamisia, keskusteluita ja verkostoitumista ei webinaareissa useimmiten onnistuta saavuttamaan. Poikkeuksiakin toki on. Siksi fyysisillä tilaisuuksilla on paikkansa.

Toistasataa webinaaria viisaampana

Järjestin ensimmäisen webinaarin viitisen vuotta sitten. Sen jälkeen omia webinaareja on tullut pidettyä parisen kymmentä. 

Korona-aikana en sitten olekaan ehtinyt kuin tuottaa toistasataa webinaaria asiakkaille. 

Toistasataa fyysistä tilaisuutta on myös tullut ennen koronaa järjestettyä, ja pari jo sen jälkeen. 

Jotain on ehkä tullut opittua tilaisuuden järjestämisestä, markkinoinnista, esiintymisestä, juontamisesta ja niin edelleen.

Miten sitten onnistunut webinaari järjestetään?

Käyn tässä läpi muutamia olennaisia asioita. Löydät videosta lisää. Ja vastaan kysymykseen sitten kunnolla ilmaisessa verkkokoulutuksessa 13.10.2022 klo 9:00. Jos luet tätä sen jälkeen, nauhoite tulee saatavilla muutaman päivän viiveellä.

Webinaarin järjestämisen voi prosessina jakaa neljään päävaiheeseen: suunnittelu, valmistautuminen, tilaisuus ja tilaisuuden jälkeen.

Suunnittelu

Suunnitteluvaiheessa webinaari konseptoidaan. 

Suunnittelu lähtee toki liikkeelle tavoitteesta. Miksi tilaisuutta ollaan järjestämässä? Keitä yleisöön tavoitellaan? Mitä yleisön tulisi tilaisuudessa oppia, eli kuinka heidän tulisi liikkua ostopolulla? Mitä tuloksia webinaarilla pyritään tuottamaan?

Tavoitteesta päästään sisältöön. Millä aiheella ja puhujilla yleisö saadaan paikalle ja tavoite saavutetaan? Pidetäänkö esitykset monologina, vai pyritäänkö dialogiin?

Milloin webinaari järjestettäisiin? Mikä päivä ja kellonaika sopisi parhaiten yleisölle? Onko ajankohdassa kilpailua? Mikä sopii puhujille ja tuotannolle? Entä mikä on tilanne markkinoinnin osalta? Riittääkö aika, onko kaistaa vapaana muilta promottavilta asioilta?

Miten webinaari järjestetään? Vedetäänkö läppäreiltä vai kokoonnutaanko studioon? Mitä webinaarisoftaa käytetään?

Kuinka markkinointi hoidetaan? Tavoiteyleisö määrittää markkinointia. Jos tavoitellaan jo listoilla olevia, voidaan kutsut lähettää sähköpostitse. Mutta jos haetaan neitseellistä yleisöä, on mainontaan ja sen suunnitteluun varattava enemmän aikaan ja budjettia. Missä webinaariin ilmoittaudutaan? Kuinka muistutukset lähetetään? Halutaanko kysyä palautetta?

Suunnittelun lopuksi hanke projektoidaan ja vastuutetaan.

Esimerkiksi itse tilaisuuden roolitukset on hyvä miettiä. Kuka tai ketkä vastaavat teknisesti tuotannosta? Kuka avaa tilaisuuden ja juontaa puhujat? Kuka ottaa yleisön kysymykset ja esittää ne puhujille? Kuka käynnistää mahdolliset kyselyt ja miten tulokset näytetään puhujalle? Kuka hoitaa chattia? Entä somepäivitykset ennen tilaisuutta, sen aikana ja jälkeen? Kuka kuvaa? Kuka hoitaa? Ja niin edelleen.

Valmistautuminen

Valmistautuminen jakautuu kolmeen päähaaraan: esityksen valmistelu, tuotannon valmistelu ja markkinointi.

Esiintyjät käärivät hihansa ja alkavat työstää esityksiään. Webinaarista vastaavan on hyvä valvoa työtä ei pelkästään etenemisen, vaan myös sisällön osalta. Esiintyjillä on tapana jättää esityksen valmistelu viime tinkaan, ja unohtaa se alkuperäinen idea mistä puhuttiin. Lopputulos voi olla yllätys, jos valvonnan laiminlyö.

Muutama päivä ennen webinaaria on hyvä käydä vielä esiintyjien kanssa esitykset ja webinaarin kulku läpi, ja käynnistää viimeiset sovitustoimet. Esitykset kannattaa useimmiten yhdistää yhteen PowerPoint-tiedostoon, johon lisätään ainakin “Aloitamme pian”, tilaisuuden otsikko, agenda, puhujien esittelyt ja kiitos-diat.

Tuotantoon valmistaudutaan sen mukaan millainen tilaisuus ja sen kulku on, mitä teknisiä yksityiskohtia siihen liittyy ja niin edelleen. Kun homma osataan, ei siihen yleensä tarvitse puuttua. Mutta muutoksista on syytä kommunikoida ajoissa. Esimerkiksi videon näyttäminen esityksessä tai jonkun esiintyjän osallistuminen sittenkin etänä voi olennaisesti muuttaa toteutustapaa. 

Markkinointi tarvitsee oman aikansa ilmoittautumissivun ja kutsujen laatimiseen, sekä niiden lähettämiseen. Jos yleisöä haalitaan ns. pystymetsästä, on mainosten suunnitteluun, niiden pystyttämiseen ja hyväksymiseen mainosalustoissa varattava aikaa. Sitten on vielä odotettava, että algoritmi oppii, ennen kuin voi kunnolla painaa kaasua.

Markkinointiin kuuluu myös uusintakutsut ja muistutukset ilmoittautuneille. 

Jos webinaari järjestetään olemassaolevalle yleisölle, eli kutsut lähetetään sähköpostilla, riittää tilaisuuden järjestämiseen yleensä noin 3 viikkoa, josta markkinointi pitää aloittaa 2-3 viikkoa ennen tilaisuutta. 

Tilaisuus

Webinaaripäivänä esiintyjät ja mahdollinen juontaja tulevat paikalle tuntia ennen H-hetkeä. Tuotannon valmistelut on tehty tätä ennen. 

Tunnin aikana vaihdetaan kuulumiset, käydään läpi esitykset, säädetään kamerat, testataan mikrofonit ja kun kaikki on valmista ja toimii, rauhoitutaan jutustellen ennen lähetyksen alkua.

Yleensä webinaarilla on juontaja, joka avaa tilaisuuden, kertoo käytännön järjestelyistä, esittelee puhujat ja esittää yleisökysymykset puhujille. Näin esiintyjä voi keskittyä esitykseensä.

Esiintyminen kameran edessä, ilman yleisökosketusta, on kokeneillekin esiintyjille haastavaa. Esiintyjä ei oikein tiedä mihin katsoisi, eikä kosketuksen puuttuessa esitys ei useinkaan syty eloon. Juontajalla on tässä suuri rooli. Jos esiintyjä puhuu juontajalle, hän saa yleisön jolle puhua. Ja osallistuva juontaja rikkoo monologin ja tekee siitä dialogia. Toki tarkoitus ei ole, että juontajasta tulee kanssaesiintyjäkään.

Tilaisuuden aikana yleisöä voidaan aktivoida kyselyin. Samalla esiintyjät ymmärtävät missä tilanteessa olevalle yleisölle puhuvat, ja osaavat painottaa oikeita asioita.

Yleisökysymyksiä tulee joko paljon tai hyvin vähän. Eräässä webinaarissa kysymyksiä tuli niin paljon, että juontaja ilmoitti, että niihin vastataan erillisellä nauhoitteella, joka kuvattiin heti webinaarin perään. Koska kysymyksiä tulee yleensä hyvin vähän, kannattaa niihin vastata sopivassa kohtaan esityksen aikana. Juontajalla on aikaa lukea kysymykset läpi, valita olennaiset ja kysyä sitten sopivalla hetkellä esiintyjältä.

Webinaarin lopuksi kerrotaan jatkosta, kehotetaan toimimaan ja lopuksi kiitetään yleisöä muistuttaen palautekyselyyn vastaamisesta.

Hyvä palautekysely voi olla yhden kysymyksen mittainen: “Oliko tilaisuus aikanne arvoinen?”

Tilaisuuden jälkeen

Tilaisuuden jälkeen on välittömän palautteen aika. Paljonko oli yleisöä? Kuinka hyvin pysyivät paikalla? Mikä oli no-show prosentti? Miten esitykset menivät? Tuntuuko, että kokonaisuus meni hyvin vai erittäin hyvin?

Webinaarialustasta saadaan kaivettua hieman myöhemmin lisää dataa mm. kuinka  hyvin yleisöllä oli webinaari-ikkuna päällimmäisenä vai puuhasivatko siis muuta siinä samalla. Samoin lopulliset osallistujaluvut saadaan vasta pienellä viiveellä.

Kiitokset, nauhoite ja esitykset lähetetään yleensä parin päivän sisällä. Nauhoite kannattaa siistiä, eli siitä leikataan pois esimerkiksi livelähetykseen kuuluvat käytännön järjestelyt, jolloin nauhoitteessa päästään heti asiaan. Tästä syystä suosittelen, että juontaja vetää kaksi aloitusta. Ensimmäisen kun tilaisuus avataan, ja toisen kun käytännönjärjestelyistä ja mattimyöhästen odottelusta päästään itse asiaan yleensä noin 3 minuutin kohdalla. Nauhoite alkaa sitten tästä toisesta tervetuloa-toivotuksesta.

Tilaisuuden jälkeen alkaa myös myynnin suorittama jälkihoito, jos sellainen oli suunnitelmissa.

Muutaman viikon kuluttua voidaan sitten katsoa kaupallisia tuloksia, jos webinaarilla sellaisia haettiin. 

Hyvä käytäntö olisi kirjoittaa lyhyt ruumiinavauspöytäkirja, eli dokumentoida oppimisen kannalta olennaiset.

Harjoitus tekee mestarin

Webinaari, kuten moni muukin asia, on taiteen laji, jossa vasta harjoitus tekee mestarin. Matkan varrella oppii, mikä puree kohdeyleisöön, miten esitys on rakennettava ja vedettävä, miten tilaisuus juonnettava, markkinoitava ja jälkihoidettava. Onpa tuotannossa ja tekniikassakin aina parannettavaa.

Jos webinaareja järjestetään olemassaolevalle yleisölle, esimerkiksi sähköpostilistalle, on aiheen yleensä vaihduttava, ja sen myötä ehkä puhujienkin. Se tarkoittaa, että esitykset jäävät aina beta-versioiksi. Toisaalta yleisö tuntee, luottaa ja tykkää, joten tulokset voivat siitä huolimatta olla mahtavia.

Jos yleisö on aina tuoretta, esimerkiksi mainoksin hankittua, voi samaa webinaaria pyörittää lähes loputtomasti, ja moni kasvuyritys tekeekin juuri näin. Tällöin esitystä voi parantaa ja parantaa kunnes se myy kuin häkä. Mutta neitseellisen yleisön villitseminen on aina paljon vaikeampaa kuin fanien. Tie menestykseen on pidempi. Vastaavasti palkkiokin suurempi.

Russell Brunsonin ClickFunnels on yksi B2B SaaSin suurimpia menestystarinoita. Yritys on kasvanut tulorahoituksella jo 9 numeroiseen toistuvaislaskutukseen. Kyseessä on siis yksi harvoista yksisarvisista, eli yli miljardin arvoisista yrityksistä, joka ei ole tarvinnut lainkaan rahoitusta. Yksi avain tähän on webinaarit ja niissä myyminen. Kiireiseltä Brunsonilta löytyi silti aikaa vetää yli 60 kertaa sama webinaari livenä, pari kertaa viikossa, ennen kuin hän totesi, ettei pysty siihen olennaisia parannuksia enää tekemään. Sen jälkeen webinaari on myynyt miljoonilla ja miljoonilla ClickFunnelsia simuloituna live webinaarina. Simuloitu live webinaari on nauhoite, joka tuntuu liveltä.

Oppimisen ja menestyksen kannalta tärkeää on siis “toisto, toisto, toisto”. Ja tuo lainaus on Arnold Schwarzeneggerilta.

Ilmainen koulutus

Lyhyessä videossa tai tässä blogissa ei voi kuin pintaa raapaista. Syvemmälle mennään  “Näin järjestät onnistuneen webinaarin” koulutuksessa 13.10. klo 9. Koulutus on maksuton, ja tulee saataville myöhemmin nauhoitteena.

Käy tsekkaamassa koulutuksen sisältö ja ilmoittaudu mukaan