Johtaja, varo IT:n vallankaappausta!

31. toukokuuta 2010


Lähes kaikkeen liiketoiminnan kehittämiseen liittyy tänä päivänä järjestelmät. On kyse strategiasta, markkinoinnista, asiakaspalvelusta tai melkeinpä mistä tahansa muusta. Yritykset pyörivät järjestelmien ympärillä, joten prosessien muuttaminen vaatii tukea järjestelmiltä. Samalla liiketoiminnan kehittäminen on tullut julmetun vaikeaksi.

Korrekti tapa antaa vallan IT:lle


Voit lähteä viemään asiaa eteenpäin "virallista" tietä, korrektisti. Otat prosessiin mukaan kaikki osapuolet ja ajat asiaa suuressa yhteisymmärryksessä eteenpäin. Homma saattaa jopa onnistua jos olet vahva johtaja. Mutta yleensä törmäät vain vastakkaisiin intresseihin. Kaikki osapuolet kun eivät ole sinun johdettavinasi. Liekö osa kenenkään?

Eräässä projektissa, jota pääsimme seuraamaan, liiketoiminnalla oli tarve. Toteuttamiseen tarvittiin IT:n lupa ja apua. Ja IT ottikin hankkeesta kopin, hehän ovat liiketoimintaa palveleva yksikkö. Eikä aikaakaan kun tapaamisia aiheen tiimoilta oli harva se viikko. Porukkaa lennätettiin paikalle eri maista. Lopulta kaikilla, niin liiketoiminnalla, kun IT:lläkin, oli selvä näkemys projektin laajuudesta. Liiketoiminnan tytöt ja pojat lensivät kotimaihinsa tyytyväisinä ja alkoivat suunnitella toimintaa projektin jälkeisenä aikana. Eli myymään. Sillä IT:llä oli selvästi pallo hallussa. Eikä suuria myönnytyksiä ei ollut jouduttu tekemään laajuuden, toiminnallisuuden, aikataulun tai rahankaan suhteen. Odotukset olivat korkealla. Ja kohta ne olivat korkealla myös asiakkaiden parissa.

IT:llä hanke lähti seuraavaan vaiheeseen, päätöksentekoon ja resurssointiin. Liiketoiminnan vaatimukset olivat selvät. Kiirekin oli. Päätöksentekijät katsoivat kuitenkin ymmärtävänsä kaikkivoivuudessaan enemmän liiketoimintayksiköiden toiminnasta kuin liiketoimintayksiköt itse. Olivathan he IT-johtajia. Niinpä projektiryhmä, jossa ei enää ollut liiketoiminnan edustajia mukana, sai vaatimuksen karsia projektin budjetti puoleen. Se tehtiin. Toiminnallisuutta karsimalla. Jos suunnittelemiseen oli käytetty aikaa kaksi kuukautta, tämä karsinta tehtiin parissa päivässä. Projektipäällikön toimesta. Ilman keskustelua asiakkaan, eli liiketoiminnan kanssa. Joka maksaa viulut.

Projekti pääsi liikkeelle. Liiketoiminta kuvitteli edelleen saavansa alkuperäisen toimituksen mukaisen ratkaisun.
Ja kun projekti oli saatu liikkeelle, muu IT alkoi vyöryttämään projektipäällikön yli hankkeeseen uusia vaatimuksia. Mistä nämä vaatimukset tuli, sitä ei taida tietää kukaan. Ei ainakaan liiketoiminnalta. Osa viivästytti projektia. Mutta ennen kaikkia budjetti paisui nopeasti takaisin alkuperäiseen arvioonsa.

Lopulta oli ensimmäisen lanseerauksen aika. Hanke esitettiin fanfaarein kärsimättömänä odottavalla liiketoiminnalle. Liiketoiminta oli käyttänyt ajan tehokkaasti hyväkseen ja myynyt uutta ratkaisua jo asiakkaillekin. Niinpä hämmästys, sitten tyrmistys, oli suuri, kun ilmeni, ettei hanke toimittanut kuin puolet tarpeista. Maayksiköiden edustajat, yksi toisensa jälkeen, totesivat ettei ratkaisua voinut käyttää. Se oli torso.

Tarvittiin siis toinen vaihe. Joka lupasi 10 ja toimitti yhden. Ja päättyi riitaan: IT ei suostunut jatkamaan kehitystä ennen kuin liiketoiminta ottaa sovelluksen käyttöön, ja liiketoiminta ei suostunut ottamaan sovellusta käyttöön ennen kuin se vastaa edes vähimmäistarpeita.

Tämä hanke on valitettavan tyypillinen. Kun IT ottaa vallan, hanke lähtee menemään "mielenkiintoisiin" suuntiin. Harvoin kuitenkaan sinne minne pitäisi. Hanke myydään asiakkaille, eli liiketoiminnalle, lupaamalla sen vastaavan kaikkiin ongelmiin. Samalla katkotaan siivet kilpailevilta, esimerkiksi liiketoiminnan omilta, hankkeilta. Valta pysyy IT:llä. Liiketoiminta pidetään riittävän kaukana, teknisiin tai prosessiteknisiin selityksiin vedoten, jottei liiketoiminta  pysty puuttumaan suuntaan ajoissa. Lopulta toimitetaan puolet, ylitetään budjetti komeasti ja toimituskin tapahtuu milloin tapahtuu.

Ennen kaikkea projekti valjastetaan tukemaan erinäisiä IT:n oman agendan mukaisia intressejä. Mitä ne milloinkin sitten ovat.

Eräässä hankkeessa keskustelimme pitkään liiketoimintajohdon kanssa asiakasuskollisuutta kehittävästä ratkaisusta. Liiketoimintayksikkö delegoi tilaamisen IT-johdolle. Ja lopulta  saimme tarjouspyynnön Sharepoint-toteutuksesta. Jossa ei viitattu sanallakaan alkuperäisiin tavoitteisiin.
IT halusi Sharepoint-teknologiaa ja he saivat tästä hankkeesta keinon viedä omaa teknologiastrategiaansa eteenpäin. Sääli liiketoimintaa, ja loppuasiakasta.

Notkea tapa astuu IT:n varpaille

Sitten on toinen tapa kehittää liiketoimintaa. Notkea tapa. Tähän ei oteta IT:tä mukaan. Tehdään homma pienessä piirissä, tutun luottotoimittajan kanssa. Notkeasti ja ilman satojen sivujen alkusuunnittelua. Mennään ulos kolmen kuukauden kuluttua ja testataan konsepti markkinoilla. Eikä 1,5 vuoden. Opitaan nopeasti ja tarkistetaan suuntaan jos tarpeen. Kun muutoksiin ei tarvita raskasta päätöksentekoa, ollaan 1,5 vuodessa ehditty jo kasvattaa merkittävästi businestä, kun korrekti (ja kokematon) naapuriyksikön johtaja on vasta tulossa mukaan peleihin. Puolitoistavuotta vanhalla versiolla.

Notkeassa tavassa on kuitenkin vika. Se ei ole tulokset, sillä niitä syntyy. Eikä aikataulu tai budjetti, sillä niissä pysytään. Ominaisuudetkin tulevat toimitetuksi ja osaaminen tiivistyy liiketoimintaan, eli sinne minne pitääkin. Ei, vikana on IT-johtajan varpaat. Notkeassa tavassa niille hypätään norsun lailla. Eikä siitä selvitä anteeksipyynnöllä. Jonnekinhan ratkaisu pitää sijoittaa. IT-johtajan alueelle kuuluviin purkkeihin. Seuraa siis keskustelu IT-johtajan asemasta, vastuista ja siitä, ettet edes toimitusjohtajan saisi kävellä hänen tontilleen. "Eikös se ollut IT, jolle kuuluu IT-asiat", sanoo IT-johtaja.

Ja "Eikös se ollut liiketoiminta, jolle kuuluu liiketoiminnan kehittäminen", sanoo johtaja. Mutta entä kun lähes kaikkeen liiketoiminnan kehittämiseen kuuluu nykyisin järjestelmät, niin kenenkäs asia se sitten on.

Ei ole johtaminen helppoa.

Liiketoiminnan kehittäminen on liiketoiminnan tehtävä. Piste. Älä anna IT:n kaapata valtaa. Älä pelästy teknisiä selityksiä, kolmekirjaimisia lyhenteitä, arkkitehtuureita, it-strategioita tai muita "pelotteita". Niiden tehtävä on saada sinun pääsi pyörälle ja antamaan valta IT:lle. Älä suostu. Kysy mitä hyötyä tästä on liiketoiminnalle. Kysy, kysy, kysy. Vaikka sitten sata kertaa. Kunnes saat vastauksen selväkielisesti sinun kielelläsi. Liiketoiminnan kielellä. Sittet voit kyseenalaistaa. Onko arkkitehtuuri-, teknologia- ja strategiavalinnat varmasti oikeita. Pitääkö asiat tehdä juuri niin kuin ne tehdään. Jos se on sinun etujesi vastaista. Ehkäpä liiketoimintahyödyn saisi nopeammin, edullisemmin ja joustavammin muualta. Esimerkiksi palveluna verkon yli. Ilman IT:tä.