Kuinka IT-järjestelmä hankintaan 1/10 hinnalla, ja miksi 1,8 Mrd:n Euron potilastietojärjestelmähankkeesta tulee turskaa

13. syyskuuta 2012
Kirjoitin tämän artikkelin Ohjelmistoyrittäjät ry:n blogiin (osa 1, osa 2)
Iso IT-hankinta menee pieleen. Näin käy lähes jokaisessa merkittävään IT-uudistukseen ryhtyvässä organisaatiossa. Ja näin tulee käymään myös 1,8 Miljardin euron potilastietojärjestelmähankkeessa. Kuten myös yksinyrittäjän kirjanpitojärjestelmän vaihdossa.
Merkittävän IT-järjestelmän uusiminen tai hankinta on kuin merkittävään leikkaukseen joutuminen. ERP-hankinnassa vaihdetaan organisaation sydän. CRM-hankkeessa maksa. Kyse on erittäin isosta operaatiosta, jossa vaihdetaan organisaation elintärkeitä elimiä. Näin kriittisessä operaatiossa riskit kasvavat. Eikä niitä suinkaan vähennä se, että johtavana kirurgina häärii leikkauksen ensikertalainen, potilas itse. Tai että leikkaus pitää tehdä liikkeessä eikä potilas voi levätä päivääkään toipumassa leikkauksesta.
Epäonnistumisesta on helppo syyttää ulkopuolisia. Siksi hankkeisiin palkataan ulkopuolisia.  Mitä kalliimpi konsultti, sitä parempi syntipukki. Syy löytyy kuitenkin peilistä.
Organisaatio epäonnistuu merkittävän IT-järjestelmän uusimisessa, koska merkittävän IT-järjestelmän uusimisessa on erittäin vaikea onnistua. Tarvitaanko sitten sydämenvaihtoa, vai selviäisikö potilas pienemmällä päivityksellä?

Lopeta hankkeen paisuttaminen

Kaikkia ongelmia ei kannata ratkaista yhdellä megajärjestelmällä. Megajärjestelmä tarkoittaa megaprojektia. Megaprojektiin tarvitaan megatoimittaja, ja niitä ei tunnetusti montaa ole. Megaprojekti leviää koko organisaatioon kuin syöpä. Määrittely imee kaikki resurssit. Kun määrittelytyö venyy, maailma muuttuu ja pahimmillaan projekti juoksee vain pysyäkseen ulkopuolisten muutosten vauhdissa. Hanke ei etene.
Megajärjestelmä vaatii myös megakäyttöönoton. Vaikka järjestelmä olisikin valmis, onko ihmiset? Entä asiakkaat? Megakäyttöönotto johtaa usein myös megaepäonnistumiseen. Sitä puidaan julkisuudessa pitkään.

Elefantti syödään osissa

Paisuttamattakin hankkeet ovat välillä isoja. Tai ainakin niillä on paljon riippuvuuksia. Silloin auttaa pilkkominen. Viedään hanke läpi palanen kerrallaan.
Tässä on vaarana, että hankinnasta tulee vain vaiheistettu megahanke. Sama toimittaja, sama megavehje, mutta paloiteltu eteneminen. Ei siitä sen helpompaa tule.
IT on tänä päivänä verkosto yhteenliitettyjä järjestelmiä. Joustavuuden ei tarvitse olla järjestelmän sisällä, vaan se voi olla tavassa liittää järjestelmiä yhteen. Lego-palikoista voidaan rakentaa monenlaisia rakennelmia.
Nykyaikainen järjestelmä ratkaisee yhden ongelman hyvin. Ja se on helposti liitettävissä oikealle ja vasemmalle toisiin järjestelmiin.
Monet pilvisovellukset (SaaS) ovat juuri tällaisia. Ne ratkaisevat yhden ongelman erittäin hyvin, ovat nopeita käyttöönottaa ja maksavat vähän. Lisäksi ne on helposti liitettävissä lähes mihin tahansa.

Muista palo-osastointi

Järjestelmät integroidaan usein holtittomasti. Piuhaa menee purkista toiseen. Kokonaisuudesta tulee vaikeasti hallittava, epäluotettava ja lopulta joku saa ajatuksen megajärjestelmähankkeesta.
Rakennukset ja laivat osastoidaan. Näin tulipalo, tai vesi, ei pääse leviämään kaikkialle.
Järjestelmäverkosto pitäisi myös osastoida. Järjestelmäosaston sisällä voi tällöin vaihtaa ja kehittää järjestelmiä tai työtapoja vapaasti. Pääasia on, että rajapinta niin järjestelmien kuin muiden (henkilö)prosessien osalta säilyy ennallaan. Se tarkoittaa myös selkeää järjestelmäosastojen välistä roolitusta.

Jos kilpailutat, mieti lähdetkö peliin altavastaajana

Kilpailutuksessa on järkeä jos kilpailuttajalla on hankittavasta asiasta enemmän tietoa kuin toimittajalla. Harvoinpa näin on. Jos kilpailutetaan bussilinjoja, Helsingin Seudun Liikenteellä (HSL) on ylivoimainen statistiikka ja ymmärrys aiheesta. Kilpailuttaja vahva, tarjoaja heikko. Mutta jos HSL hankkii lippujärjestelmää, tilanne onkin päinvastainen. Kun tarjoaja on myynyt sata järjestelmää, mutta kilpailuttaja on hankkimassa ensimmäistä, on selvää kumpi vie. Järjestelmähankinnoissa kilpailuttaja on usein altavastaajana.

Määritteleekö toimittaja tarpeesi?

Ostamista varten tarve on määriteltävä. Se vaatii asiantuntemusta ja jalkatyötä. Tähän tarvitaan usein apua. Niinpä siinä auttava toimittaja ohjaa prosessia tahtomattaankin määrityksiltään toimittajan (tai läheisen) ajattelumaailman mukaisesti. Näin käy objektiivisimmallekin auttajalle. Entäpä kun sitä yritetään oikein tosissaan? Kauppa pelataan auttajan pussiin jo ennen tarjouskilpailua.

Jos tarve on ainutlaatuinen, tarvemäärittely on epäonnistunut.

Jokaisella organisaatiolla on omasta mielestään ainutlaatuinen tarve. Ainutlaatuiseen tarpeeseen on tarjolla vain huikean kalliita ratkaisuja. Siksi potilastietojärjestelmän hintalappu on 1,8 Mrd euroa.
Suomessa on myynnissä 5761 uutta automallia. Luulisi siitä löytyvän auton joka tarpeeseen. Mutta jos määrittelet paikkaluvuksi 6 ja haluat jonkun muun kuin tila-auton, ei vaihtoehtoja ole enää lainkaan. Kahdella viattomalla vaatimuksella vaihtoehdoiksi jää koriräätäli. Sillä saa jo sata perusautoa.
Suorituskyky tai toimittajan “persoonallisuustekijät” (luotettavuus, liikevaihto yms.) ovat niin ikään käteviä tapoja rajata vaihtoehdoksi vain joku ultrakalliista vaihtoehdoista. Suomen 5 miljoonan ihmisen taloudessa tarvitaan suorituskykyä tai toimittajan poikkeuksellisia meriittejä yhtä harvoin kuin maantiellä 2 M? (+verot) Bugattin suorituskykyä.
Kallis maku on opittu tapa, josta luovutaan vasta kun siihen ei ole varaa. Virossa ei ole, niinpä siellä potilastietojärjestelmähankkeen hankkeessa on ollut järki kädessä.

Mieti markkinaa ennen kuin teet päätöksiä

Toimittajat tekevät päätöksiä liiketaloudellisin perustein. Jos markkinassa on imua, siellä on kilpailua ja valinnanvaraa. Jos markkinassa ei ole imua, ei siellä ole kohta tarjontaakaan. Mitä isompi toimittaja, sitä rumemmin se markkinasta poistuu.
Kasvavilla markkinoilla on oikeastaan ihan sama keneltä ostaa, sillä hyviä tuotteita tuottavat yritykset tulevat alan konsolidoitumisen myötä ostetuiksi. Laskevilla markkinoilla taas ei kannattaisi ostaa keneltäkään.

Mitä opimme tästä?

Isot järjestelmähankkeet halvaannuttavat organisaation. Uudistuksia ei voida tehdä, koska kukaan ei tiedä mitä meneillään oleva hanke lopulta ratkaisee. Isoa järjestelmähanketta läpivievä organisaatio on istuva lintu. Helppo saalis kilpailijoille. Epämukava työpaikka työntekijöille.
Isot järjestelmähankkeet eivät ole tätä päivää. Toimintaa voi kehittää nopeasti, ketterästi ja riskittömämmin yksi ongelma kerrallaan. Pieni projekti onnistuu pienellä porukalla ja nopeasti. Tarpeet on nopeasti kartoitettu ja oikea ratkaisu löydetty parhaiden tarjokkaiden joukosta. Samalla hintalappu jää usein kymmenesosaan kun konsulttiarmeijaa ei tarvitakaan.
Muutaman megatoimittajan sijaan järjestelmäverkostossa toimittajia on enemmän. Palo-osastointi rajaa riskin ja mahdollistaa nopean järjestelmän tai toimittajan vaihdon, jos tarvetta ilmenee. Näin munat eivät ole yhdessä korissa.
Ohjelmistoyrittäjät ry:n jäsenet edustavat yli 500 ohjelmistoyritystä. Perinteisistä tietotekniikan sekatavarakaupoista poiketen nämä yritykset tarjoavat omalla alueellaan parasta suomalaista, usein myös kansainvälistä, osaamista. Avoimuus ja yhteistyö muiden toimittajien kanssa on elinehto ja aktiivisina verkostoitujina yritykset tekevätkin paljon yhteistyötä tuotekehityksessä ja asiakashankkeissa.